最近のミーティングの悩みについて悩んでみた

[rakuten:auc-rgbdvdstore:10005487:image]　一般的なミーティングのイメージ

ここ最近、ミーティングでいくつかの悩みを抱えています。
それらの原因や解決方法について友人・知人・賢人に相談しながら考えを廻らしてみたところ、自分なりにある程度形が見えてきたので、ここにまとめてみようと思います。
同じような悩みを抱えている方の状況改善のプラスになれば幸いです。

■悩み！

いずれも、ミーティング後のリアクションが期待外れであったり、ムダなアクションを強いられるものです。

（１）依頼・指示したことと違うことをされる

例えば、「Ａ→Ｂ→Ｃ」の順で行う必要のあるタスクについて、
「Ａ」は終わったけれども「Ｂ→Ｃ」がまだ手つかずなので、
「Ｂ→Ｃ」の部分を代わりにやってもらいたいと依頼。

その内容で了解したと言うことなので作業をお願いしたところ、
頼んでいない「Ａ」の修正を行って「Ｂ→Ｃ」が手つかずのまま
ということがあります。

やるべき内容を説明し、「分かった」という確認を取ったにも関わらず、実際には違うことをやり始めるということが多いな〜と感じています。

（２）話し合って結論を出した質問を繰り返ししてくる

ミーティングで取り上げ考え結論を出した質問について、ミーティング後にまたイチから質問してくる人が多いです。
ちなみに、質問の「蒸し返し」ではなく、議論した過程や出した結論について忘れている／理解していないというパターンです。
しかも、議事録を作成・展開しているにも関わらず、読まずに質問してくるというパターンです。（何度読め！と言っても読んでくれません）
結論だけ示して済む場合はまだマシな方で、結論を出した過程について何度も質問してくる人もいます。
回答するだけでも十分ムダだと思うのに、考える過程を一緒に追うことまで要求されると、徒労感とストレスが募ります。

（３）決定事項に従わない

ミーティングで「こういう場合はこうする」と決定し、明文化・公開したにも関わらず、その内容を守らない、また指摘しても全く直らないというパターンです。

■原因！！

上記のような悩みを抱えていたところ、Sean_SF さんに『「モダンミーティング」に必要な７つの原則』というブログエントリーを紹介していただきました。ミーティングをする上で考えるべきポイントや課題について整理されており、自身が抱えている悩みを考える上で非常に参考になりました。
以下、私なりに考えてみた原因・課題認識をまとめてみます。

（１）自分だけ事前準備しても準備不足である

私の場合、事前にアジェンダや参考資料を用意し、議論するポイントとゴールイメージを明示するようにはしていました。
しかし、そうした準備をしていても、それを参加メンバーが事前に見てくれていなければ、事前準備していないことと同じなんですよね。
つまり、誰かひとりだけ事前準備をすればよいのではなく、参加メンバー全員が事前準備しなければいけなかったんですね。

最近のミーティングでは、以下のような参加メンバーが多いことが分かりました。

何を話し合うのかを事前に理解していない
話し合うためのアイデアを事前に用意していない
ミーティングのゴールイメージを持たずに参加している

（２）参加メンバーの理解の確認方法が不十分である

ミーティングの場で「分かりました」と言われたら、理解してくれたのだと普通考えますよね。
ですが、このやり取りを改めて考えてみると、他人の「分かりました」が自分の「分かりました」と同じだという保障ってどこにもないんですよね。
具体的に何をどう分かったのかを確認することって、意外とやっていないのだと気付きました。
参加メンバーの力量を尊重するという建前から、おおよその内容を口頭だけで済ませてしまって、「どうせ分かるでしょう」・「後は任せた」としてしまうことがありますが、実はこれ、何の確認にもなっていないんですよね。
人の頭の中は見えません。
考えていることを参加者がお互いに見える化しないと、ミスコミュニケーションのリスクを抱えることになります。

（３）不適切なメンバーが参加している

上記のようなミーティングの運営方法の問題だけではなく、どうしても時にはミーティングに不適切なメンバーというのもいます。
具体的には、以下のような人です。
●責任感・当事者意識がなく、最初から他人をあてにしている人
　「考えるのは他の人で、自分は参加するだけで良い」と思い込んでいる人は、どうしても害になります。
●自分で結論を下せない人
　不必要に許可や承諾を求めてくるので、ムダが増えます。
●「話し合いさえすれば何となく問題が解決する」と思い込んでいる人
　これも自分で何も考えていない人です。
●「はい」と（空）返事しているだけの人
　内容確認が何の意味もなさない人です。意外といます…

■解決方法！！！

上記の原因・課題認識から、私なりに考えてみた解決方法を以下にまとめてみます。

（１）参加メンバー全員に事前準備を求める

『「モダンミーティング」に必要な７つの原則』の「４．準備不足は許されない」および「６．情報提供はしない。メモを読んでおくことは必須である」に相当します。

まず、事前にアジェンダや参考資料を用意し、議論するポイントとゴールイメージを明示することは、今後も継続する必要があります。

一方で、以下の「事前準備」が出来た人だけがメンバーとして参加できるようルール化すると良いかと思います。

何を話し合うのかを事前に理解すること
話し合うためのアイデアを、各人が事前に用意すること
ミーティングのゴールイメージを持ってから参加すること

（２）参加人数と参加者を厳選する

『「モダンミーティング」に必要な７つの原則』の「３．参加者数を限定する」に相当します。

ミーティングでのゴールを達成するために、参加者を必要最小限に絞ります。
また以下のような人は、ゴールの達成の妨げとなるため、参加させないようにします。

責任感・当事者意識がなく、最初から他人をあてにしている人
「話し合いさえすれば何となく問題が解決する」と思い込んでいる人
「はい」と（空）返事しているだけの人

ちなみに「自分で結論を下せない人」の中には、「ｘｘをやってはダメ！」という文化に慣れてしまって、「自分が結論を出してはいけない」という自縄自縛に囚われている人が多いです。（特に金融系システムを担当している人に多いです。）
こういう人は往々にしてミーティングをリードできるポテンシャルを持っていることが多いので、「自分で結論を出してもいいのだ」ということに気付かせてあげるようにしましょう。こういうところに大化けする人財がいるものです。

（３）参加者の理解を見える化して確認しながら議論を進める

ミーティングの場では、口頭だけで済ませることは極力避け、文字・図を活用して、形に残るもの・イメージできるもので「見える化」しながら都度確認を取ると良いです。
一見面倒ですが、後でミスコミュニケーションしていたと気付くよりはよっぽどムダが少ないです。
また、参加者が自信を持って「分かった」と言えるので、個人的におススメです。

（４）ミーティング後に再度理解を確認する。

ミーティング後に議事録などを展開して、再度理解を確認します。
議事録を作成・展開する余裕がなければ、議論時の図などのスキャンでも良いでしょう。
また、「議事録」とすると、体裁にこだわってなかなかモノが出てこないというリスクもあります。
その場合、「議事メモでいいよ」というと、意外と早くモノが出てきます。
必要なのは、体裁ではなくその中身です。