長いミーティングの改善例
SNSに溢れる、日々の業務への不満。
その中でも、「ミーティングが長い」「ミーティングが多すぎる」は、皆さんも頻繁に目にされている／経験されているのではないでしょうか？
今回、業務で試してみて一定の効果が見られた、ミーティング時間の短縮の事例を紹介させていただきます。皆さんの不満を減らすヒントになれば幸いです。
1. 課題
複数チーム間で、お互いの進捗状況を報告・共有するミーティングにて。
- 報告の内容・粒度が、チームごとにバラバラ
- 各チームが、自分たちがやったことを事前にまとめたwikiを延々と読み上げていた
- 結果、時間内に終えられず、報告できないチームが出てきていた
- 回を追うごとに各チームの報告内容が長くなり、報告できないチームが増えつつあった
- ただwikiの内容を「聞かされる」だけで、何の意思決定も課題解決もできていなかった
そのため、主催者・参加者の双方が大きなストレスを感じ始めていました。
2. 分析
参加者の一人としてこのストレスを減らしたいと思い、このミーティングの課題を以下のように分析しました。
- 参加者全員が知る必要のない報告・情報が多い
- ミーティングで「やるべきこと」（＝ルール）が不明確である
- ミーティングの目的が不明確である
「本来は意思決定をスムーズに行いたいのに、そのために必要なものが欠けているのではないか？」
そのように仮説を設定した私は、次のような提案を行いました。
3. 対策
私が提案した内容は、以下のような「ミーティングの目的とルールの明確化」です。
- ミーティングの目的を、「チームをまたぐ意思決定を迅速に行うこと」とする
- 意思決定に必要な情報だけを報告することとする
- 各チームが実施したことは、wikiの共有だけとする（各自で読んでもらう＆ミーティングの場での朗読はしない）
また、上記提案を補強するため、私自身が毎回の報告で「具体的なやり方」を示し続けるようにもしました。
4. 結果
- ミーティングが短くなった／時間内に収まるようになった
- チームをまたぐ意思決定を、ミーティング中に行えるようになった
- （例）提案採用の初回で5件
- 報告が短くなったことで、プラスアルファの情報を得られるようになった
- （例）
- Wikiに書ききれていなかった、各チームの課題（Impediments）
- ミーティングに参加していない他チーム・部署の動向
- （例）
結果として、このミーティングが「ストレスが少ない」「価値を生み出す場」になりつつあります。
また、このミーティングを参考にした結果、不要と判断されて中止になったミーティングも出てきました。
5. 今後に向けての課題・改善点
回を重ねると昔の癖が戻ってしまい、wikiを朗読し始めるような人がどうしても出てきています。
そのための対策として、いま以下のことを試しています。
- アラートとして、ミーティングの経過時間をメンバーに提示する
- ミーティングが長くなる兆候が現れたら都度、ミーティングの目的とルールを再確認する
- ミーティング用のwikiの冒頭に、目的とルールを明文化する
まとめ
我々が困っていること／疑問に思っていることには、探せば解決策が見つかるものが多いです。
色々と試してみると、解決できないと我々が「勝手に」思い込んでしまっているだけのものが、結構多いことに気づかされます。
今回の例は、「目的・手段を明確にすることで、outcomeを増やして無駄を減らした」ものですが、他にも方法はいくらでもあります。
他者のせいにすることはせずに、考え続けること。
これがポイントかなと、個人的には思っています。
Comparative Agilityどうでしょう
今年夏に参加したAgile2018で、縁あってComparative Agilityの日本語訳をさせていただきました。
※ Comparative Agilityのニュースページにも掲載していただいてます。
今回は、Comparative Agilityがどういうもので、どのように使えば良いのかを、ハンズオン込みで簡潔に説明します。
1. Comparative Agilityとは
Comparative Agilityは、自分たちのチーム・組織・会社のアジャイルの習熟度・成熟度を査定し、他社や業界標準との比較・分析を行うことで、どこをどう改善すれば良いのかのヒントを得ることができるオンラインツールです。
無料で利用することができますが、Scrum Allianceが深く関与していることから、CSP・CEC・CTC・CSTの保持者は、無料でプレミアム版を利用することができます。
（参考）Comparative Agilityの利用料金体系
また、こちらの紹介動画も参考になるかと思います。
2. Comparative Agilityの使い方
それでは、早速使ってみましょう。
1) アクセス（アカウント作成含む）
まず、Comparative Agilityのサイトにアクセスし、右上の「My Account」をクリックします。
アカウントが未作成の場合は、このタイミングで作成します。アカウントを作成済みの場合は、ここでログインをします。
次の画面が出てきたら、アクセス成功です。
2) 習熟度・成熟度の査定
習熟度・成熟度の査定は、アンケート形式で行います。
そこで、下記の例のように、URLの"en"を"ja"に変更してみましょう。
https://www.comparativeagility.com/survey/0fc24a7843c4bd45e8e5baa298d839bb662cd64d/en/Ca
↓
https://www.comparativeagility.com/survey/0fc24a7843c4bd45e8e5baa298d839bb662cd64d/ja/Ca
3) 査定結果の比較・分析
アンケート結果が溜まってきたら、他社や業界標準との比較・分析をしてみましょう。
4) 作成したレポートの再表示・修正
一度作成したレポートは、「Analysis」タブから再表示・修正が可能です。
3. （おまけ＆実験）ハンズオン
どんなツールも、慣れるには実際に使ってみることが一番です。
そこで今回、皆さんがお試しで回答できるアンケートを作成してみました。
URL : https://www.comparativeagility.com/survey/3de9280772f8d1df9d0eb137114be2009fcb98d8/ja/Ca
試しに、自分たちのチーム・組織・会社がどういう状態にあるのか、適当に回答してみてください。
こちらから回答者を特定できないことは確認済です。
アンケート結果が5件以上集まったら直ぐ or 2019年1月4日までに1件でも集まったら、レポートを公開します。
4. （おまけ）翻訳の経緯
Agile2018 3日目夜のパーティで、Scrum Allianceのスポンサーブースをたまたま訪れたところ、Comparative Agilityの作成者の一人のAlmir Drugovicさんにお会いしました。
私もComparative Agilityをたまたま試していたため話が弾み、気がついたらAlmirさんから「日本語訳をやってみませんか？」とオファーをいただいていました。
せっかくの機会なので、他の日本人のカンファレンス参加者にもこのオファーを話してみたところ、川口 恭伸さんと横道 稔さんが手を挙げてくれ、3人で協力して翻訳した次第です。（川口さんのレスポンス速度＆翻訳量が尋常ではなかったことは明記せねばなるまい。）
こういうチャンスがあちこちに転がっているのも、海外カンファレンスの醍醐味です。
Agile2018ふりかえり
もう年の瀬ですが、夏に参加した大きなイベント「Agile2018」の話をあまりしてこなかったことに気づいたので、忘れる前にまとめてみました。
1. 資料群
1) 速報レポート（スライド・英語）
本当はSlideshare上のタイトルも「From Output to Outcome」にしたかったのですが、社内手続きのミスが重なったため、そのままとしています。
2) 詳細レポート（ブログ・英語）
上記1)の速報レポートでは書ききれなかった、参加セッションの詳細や、参加者とのディスカッション内容などをまとめています。
3) 報告会＆Togetterまとめ
Agile2018の日本人参加者4名＋αが、各々の視点で整理・報告したイベントです。
2. カンファレンストピック
上記資料群でも触れていますが、「Business Agility」「Outcome」といった言葉が、ほとんどのセッションで頻繁に言及されていました。 要は、開発チーム内の改善に閉じるのではなく、経営層も広く取り込んだ改善を行い、ビジネス的な成果の実現・達成に視野を広げていくべきだ、という考え方です。
一方で、議論の多くが抽象論に止まっていて、具体的な方法論や事例についてはまだまだ「浅いな」とも感じました。
これを「面白くない」と考えるか、「チャンス」と考えるか。
答えは、皆さんの手に委ねられています。
3. 今回の工夫点
私は今回で6回目の参加になります。そのため過去の経験を活かし、今回は次のような様々な工夫を凝らしてみました。
1) 速報レポートの高速リリース
上述のスライドの公開日付を、改めてご確認ください。カンファレンスが終了したのが8/10（金）で、スライドの公開日が8/13（月）。つまり、カンファレンス終了・帰国後の最初の営業日に公開しています。
これは、カンファレンスの開始前から狙っていた目標でした。
これを実現するために私は、次のことを実施しました。
全てのセッション情報を事前に一通り確認し、全体的なテーマ・トピック・トレンドの仮説を立てておく。
カンファレンスの場で各セッションに実際に参加し、上述の仮説が正しいかを確認。外れていれば即ピボット。
カンファレンスの参加者・スピーカー・知人にスライド案を毎日レビューしてもらい、常に最新の状態をキープ。
- Woody Zuillさん・Chris Lucianさん・David Bernsteinさんら、多くの方にご協力いただきました。
帰国後、社内のDevRelチーム（＝技術広報）に即日レビュー依頼し、即日リリース。
- DevRelチームの迅速さ・柔軟さに、大いに助けられました。
また、スピードを重視するために、速報レポートでは全体像の説明に絞り、各セッションの詳細は後日ブログで発信することにしました。
2) 報告イベントの高速実施
速報レポートを予定通りリリースできたので、次は報告イベントの早期開催に動きました。
ここで意識したことは、次の点です。
カンファレンスが開催された8月中に行うこと（ここでもスピード重視）
日本からの参加者たちの中で、一番最初に報告会を行うこと（インパクトを狙いました）
他社の参加者も巻き込むこと（報告の多様性の確保＆各社とのWin-Winな関係の構築）
おかげさまで、定員の倍近い応募をいただくことができました。
3) レポートの英語化
スライドもブログも英語で書きましたが、これは次のことを狙っていました。
カンファレンスのリアリティ・臨場感を読者の皆様にお届けすること
全世界向けに情報を発信すること
社内の英語圏の同僚にも読んでもらうこと（今後の仕事のプラスにするため）
ただ…日本でのビュー数が全然伸びなかったので、これは失敗だったかなと思っていますw
おしらせ
来年のAgile2019のセッション公募が始まっています。我こそはという方は是非！
技術面に特化したカンファレンス「deliver:Agile 2019」のプログラムが公開されています。
Facebookに、アジャイルカンファレンス参加者用の専用グループ「Let's go to the Agile Conference Group」を用意しています。興味のある方は、是非ご参加ください〜
ストレスは「受け容れる」と改善するらしい
9月に入ってから、右腕と右脚に痛みや麻痺の症状が出てきたので、JR東京総合病院（AH東京総合病院とも云うらしい）で検査を受けてきました。
一時は脳梗塞を疑われたのですが、7時間に及ぶ検査の末、
- 右肩・腕の神経の損傷（電車のつり革につかまっている時に負傷したと思われるとのこと）
- 仕事での過労やストレスで体が拒否反応を起こしている
ということが分かりました。確かにここ数ヶ月、無茶な仕事をいくつもこなしていたぞ（白目）
ところで、今回診察していただいた医師から、興味深い指摘をいただきました。
曰く、「ストレスは我慢したり無視するのではなく、ストレスだと認めた方が解決が早い」と。
何でも人間は、病気や不調があった場合、それを特定できないと、どんどん心理的に自分を追い込むと。特にストレスが原因の場合、今の西洋医学のあり方では原因がそれと言いづらいことが多いため、結果より自分を追い込み、結果鬱などへ深化してしまうと。
一方で、ストレスが原因であると自分ではっきりと認識するようにすると、そこで自分を追い込むプロセスが止まるため、症状の悪化が止まることが多いのだとか。
私はここ半年ほど、マインドフルネスを活用して、ストレスをすぐに軽減するようにしてきたのですが、それ以上に仕事をしていた・多くの人の相談を受けすぎたことに気づきました。「生産性」を単に増やせばよいということではない。自分のキャパシティを知り、その範囲内でパフォーマンスを最大化すること。それが大事。
常に自分以外を優先する生き方では死ぬので、折り合いをつけないとですね。
PS
- しばらく右手がダメなので、タイピングが遅くなります。
- XP祭り2018でやる予定だったAgile2018の報告会は、体調が回復したら、それっぽい場を設けて実施します。
Agile2018 : Day 0
I'm attending Agile2018 in San Diego, a shiny beautiful city in California, USA!
Today I'd like to share about Day 0 of Agile2018.
Venue
The Venue is Marriott Marquis San Diego Marina.
A beautiful view from my room.
The design of the room key is also special :)
About the Conference
I found very interesting questionnaires. Which options do you vote?
Business Agility, new features of this conference. The conference is strongly emphasizes on business & agile this year.
With Gurus
With Woody Zuill, the inventor of Mob Programming :D
He requested me to invite him to Japan again!
With Linda Rising, the author of "Fearless Change".
The HIRO流 簡単で強力なタスク管理術
私も似たことをしているな〜と思い、私なりのやり方をまとめてみました。
大まかな流れ
以下の例は、Atlassian社のConfluenceを使用しています。ちなみに、他のWikiツールや紙でも代用可能です。
1. まず朝イチに、今日やるタスクを書き出します。
- 全てを完璧に書き出す必要はありません。今日やることがおおよそ見通せれば十分です。
- タスクは、優先順に上から記述すると良いです。
2. 次に、取りかかるタスクに開始の印をつけます。
- Confluenceでは、「(i)」でこの印を出せます。
- この方法ならば、途中で物思いにふけっても、どこからやれば良いのかすぐに思い出せます。
3. タスクが終了したら、終了の印をつけます。
- Confluenceでは、「(/)」でこの印を出せます。
- この印が増えると、ささやかな達成感を感じることができます。
4. 次に取りかかるタスクに、開始の印をつけます。
5. 緊急や割り込みのタスクがあったら、タスクリストに随時追加します。
- もしそれまでやっていたタスクを一旦停止する場合は、停止の印をつけます。
- Confluenceでは、「(!)」でこの印を出せます。
6. 優先順位の変更を明示化したい場合は、タスクの順番を随時変更します。
7. 「今日は無理！」と思ったら、スパッと次の日にタスクを移動します。
8. その日に解決できなかったタスクは、必要な情報を明記し、タスクを次の日にコピーします。
この方法のメリット
- 頭の中でやりとりしていたことを書き出すことで、混乱を減らし、精神的な安心感を得られます。
- 結果、仕事の速度が上がります。
- いつ何をやっていたのか、いつでも一目でわかります。
- 進捗報告としても活用できます。
この方法のデメリット
仕事の速度が上がることで、仕事酔いや疲労の蓄積が起こるかもしれません。
- 私は現在これに悩まされています。
- 適度な休憩が、あわせて必要です。
パラディンになりました（Lv.1）
（注意）この投稿は、多分にファンタジーを含みます。
先日、尊敬する友人の及部敬雄さんから、「パラディン」の称号をいただきました。
その経緯を、これまで迷惑をかけてきた友人・知人への謝罪も込めてお伝えします。
1. バロン王国時代（2015-2017）
バロン王国の「赤い翼」の一員だった当時。多くの裏切りに遭い、暗黒騎士の道まっしぐらでした。
重なる裏切り
- 某出版社から対談企画を提案されたが、PR部門に横取りされた上、PR部門から「（あなたは）もういらない」と言われた。
- 研修講師を頼まれ実施したが、「自分たちが何も考えなくてもスキルを身につけられる工夫をしていない」という「苦情」を、受講者の多くから受けた。
- 知人の部長から、彼が委員を務めるイベントへの公募を再三頼まれ承諾。その後得票数上位5位に入ったが、一切の説明なく「落選」*1。
- CTOらからの依頼で業務改善提案を行ったが、上司2名から「余計な仕事を増やすな」と揉み消し。
闇落ち
その後は、「あんこく」スキルを多用し、どんどん自身を貶めていきました。
「あんこく」スキルとは…
SNSで毒を吐く
【効果】
HPが減る（自身が消耗する・信頼を失う）
多くの方に不快な思いをさせてしまったことを、この場を持って謝罪させていただきます。
2. バロン王国との決別（2017-）
これ以上自分がダメになってはいけないと考え、バロン王国を離れ、新たな道を選択することにしました。
しかしその先には、多くの試練が待っていたのでした。
3. 襲撃！リヴァイアサン
バロン王国を離れて3ヶ月目のある日。私は突然激しい頭痛に襲われ、言葉を出せなくなりました。
当初の診断結果は「脳梗塞」。医師から「死ぬかもしれないよ」と言われたことを覚えています。
その後、「脳梗塞」は「誤診」で、実際には下記の病気の併発だったことが分かりました。
そして、2ヶ月半の休養生活を余儀されなくなりました。
4. ミシディアの長老
バロン王国で暗黒騎士をしていた当時から、及部敬雄さんからは、頻繁に叱責を受けていました。
病に臥せり、及部敬雄さんの指摘を何度も反芻したのち、根本的に自分を変える必要性に気付き、試練の山へ挑む決意を固めました。
5. 試練の山
私が課題だと思っていたことは、次の3点。
- 他者による評価を気にしすぎている（承認欲求の強さ）
- 他者が自分よりもはるかに輝いて見え、自分を過小評価している
- 自分への指摘の多くが人格攻撃に思える
これらを克服するためには、自分の感情をコントロールしてストレスを軽減する「スキル」が必要だと考えました。そこで色々と調べていくうちに、「マインドフルネス」にたどり着きました。
サーチ・インサイド・ユアセルフ――仕事と人生を飛躍させるグーグルのマインドフルネス実践法
- 作者: チャディー・メン・タン,ダニエル・ゴールマン(序文),一般社団法人マインドフルリーダーシップインスティテュート,柴田裕之
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実際にマインドフルネスを試し、スキルを高めていくことで、次のように考え行動できるようになってきました。
- 他者の評価は素直に感謝する。それに加えて、自己を改善するためのフィードバック材料とすることにした。（目的とはしない）
- 自分に光があることを見ていなかっただけ。その光で他者を喜ばせることができることに気がついた。
- 指摘の「心理的不快感」の有無や程度を識別できることに気付き、それぞれに応じて取捨選択できるようになった。
また、次のようなスキルも得ることができました。
- 怒りを感じる前に、それが怒るべきものなのかを１呼吸おいて考え、怒らなくても良いものとしてフィルターできるようになった。
- 心理的な喜びと負荷を体で検知できるようになり、すぐに心の整理をできるようになった。
- 他者をまず受け入れられるようになった。
- 自分が関わる人を喜ばせることに、心の軸足を移せるようになった。
自身の過去に対して、負の気持ちをぶつけるのではなく、剣を収め耐えられるようになったのです。
6. 光に包まれて
今年2月に復職して１ヶ月半。体力が明らかに落ちましたが、そこはアジャイルを活用して業務効率を高めて、残業しなくても仕事をある程度前倒しできるようにしています。
また、マインドフルネスを続けることで、今まではできていなかったこともできるようになってきました。
- 正論を主張して他者をはねつける人相手でも、心を乱さず、別の視点を提示たりすることで、会話をポジティブにまとめられるようになった。
- 過去に嫌な思いをした人であっても、笑顔で挨拶・会話できるようになった。
- ネガティブな感情になる言葉・会話を抑えられるようになった。
- 一方で、ネガティブな「事実」を話さざるを得ない場合の心の持ち方には課題あり。
そして昨晩、及部敬雄さんと信頼する同僚の横道稔さんとの飲みの席で、及部敬雄さんから正式に「パラディン」の称号をいただいた次第です。
当面は、この装備で進めていきます。
| 右手 | 伝説の剣 |
| 左手 | |
| 頭 | |
| 体 | 服 |
| 腕 |
7. これから
これまで失ってきた信頼を回復することは、決して容易ではないでしょう。もう２度と信頼してくれない人もいるかと思います。一方で、自分を信頼してくれる新たな仲間も、幸い見つけられています。
おそらくこれからも、多くの試練があることは明白です。双子や賢者の犠牲、兄との戦い、裏切るガリetc.
それでも、月とローザ（とリディア）が待っているので、前に進み続けます。
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*1:未だに本人からの説明はない上、これをきっかけに無視されるようになりました。
